あなたは1日24時間を、どのように使っていますか？
仕事や家事、育児など、「やらなければならない」と思っていることに追われて、やりたいことにまで手が回らない。
そもそも、やりたいことすら分からないくらい、自分の時間が取れない。
そんなもどかしい毎日を送ってはいないでしょうか。
もし、「自分は時間の管理が下手なんだ」と思っている方がいたら、それは思い違いかもしれません。
この記事では、タイムマネジメントの本当の意味と、予定どおりに動くための方法、
そして「余白」を作る時間の使い方をお伝えします。
タイムマネジメントとは｜時間ではなく行動を管理すること
タイムマネジメントとは、時間の使い方を改善し、生産性の向上を図ること。
時間そのものを管理するものではないのです。
「時間を使う」とは、その時間にどのような行動をとるか、ということです。
つまり、
時間の使い方を改善する＝その時間に予定していた行動をとること
それだけなのです。
こう考えると、単純なことな気がしてきませんか？
予定どおりに動けないのはなぜ？
でも、そうは言っても、事前に立てた予定どおりに行動するのは難しい…。
そう感じる理由は、いくつか考えられます。
予定を詰め込みすぎている
空いている時間を見つけると、つい予定を入れたくなります。
でも、ぎっしり詰まった予定は、1つずれると全部がずれてしまいます。
作業にかかる時間を、短く見積もっている
「これくらいで終わるはず」と思った作業が、思ったより長引くことはよくあります。
見積もりが短いと、毎日少しずつ予定がずれていきます。
予定外のことが入る
急な連絡や頼まれごとは、どんなに気をつけていても入ってくるものです。
予定外のことが入る前提で、予定を立てておく必要があります。
管理が下手なのではない
どれも、管理が下手だから起こるのではありません。
予定の立て方を少し変えるだけで、防げるものです。
予定どおりに動くための3つの方法
1. 作業にかかる時間を測って、見積もる
まずは、よくやる作業にどのくらい時間がかかっているかを、何回か測ってみてください。
「メールの返信は30分くらい」と思っていたものが、実際は1時間かかっていた、ということはよくあります。
本当の時間が分かると、無理のない予定が立てられます。
2. 自分の人生に必要な時間を、先に確保する
私が大事にしているのが、自分の人生にとって必要な時間を、先に予定に入れておくことです。
忙しいと、緊急の仕事ばかりが予定を埋めていきます。
それに合わせているうちに、自分の人生の時間がなくなってしまう。
だからこそ、自分の人生にとって必要な時間を、仕事より先に確保しています。
3. やらないこと・人に任せることを決める
全部を自分でやろうとすると、時間はいくらあっても足りません。
自分でなくてもできることは、思い切って手放す。
やらないことを決めるのも、立派なタイムマネジメントです。
今日からできる、余白を作る小さな習慣
予定と予定の間に、すき間をあける
会議や作業を、間をあけずに並べていませんか？
予定と予定の間に15分ほどすき間をあけておくと、前の予定が長引いたり、予定外のことが入ったりしても、
慌てずに対応できます。
1日の始まりと終わりに、書き出す
私は、1日の始まりに今日やることを確認し、終わりに今日の結果と記録を書き出しています。
書き出すと頭の中が整理されて、次にやることが見えやすくなります。
頭の中を書き出す方法は、こちらのコラムで詳しく書いています。
→ 思考を言語化する方法｜頭の中を書き出して、伝わる言葉に変える3ステップ
「やらないこと」を書いておく
やらないと決めたことは、紙やメモに書いておきましょう。
たとえば「夜9時以降は仕事のメールを開かない」のように、具体的に決めておくと、迷う時間も減ります。
余白があるから、新しい行動ができる
Mys Lab.では、「新しい行動は、余白から。」という言葉を大切にしています。
予定がぎっしり詰まっていると、新しいことを始める力は残りません。
余白があるからこそ、やりたいことに力を注げます。
自分を大切にする時間も、予定のうち
私は突然、体が動かなくなったことがありました。
そのとき、無理ができるのは20代までなんだと、身をもって感じました。
（医師にも「出産も2回してるんだし20代と同じ体だと思わない方がいい」と言われました…）
自分を大切にすることが、何より大事。自分が元気でないと、周りも幸せにできません。
休む時間は、空いた時間ではなく、先に確保しておく時間なのだと思います。
体調に不安があるときは、無理をせず、医療機関など専門家に相談してください。
まとめ｜時間ではなく、行動と余白を管理する
- タイムマネジメントは、時間ではなく「予定していた行動」を管理すること
- 時間を測る、必要な時間を先に確保する、手放すことを決める
- 余白があるから、新しい行動ができる
まずは来週の予定に、自分のための時間を1つ、先に書き込んでみてください。
Mys Lab.は、忙しい個人や企業が、やりたいことに力を注げるよう、余白づくりをお手伝いしています。
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